Cómo hacer mejores estimados de tiempo y recomendaciones para reducir las fechas de entrega de proyectos

Realizar buenas estimaciones de tiempo para los proyectos es muy importante. Mantiene los objetivos, fechas y presupuesto en un buen estado. A veces decidimos tomar el camino fácil y comenzamos con estimados de tiempo poco fundamentados para los proyectos. Esto es una mala práctica; es necesario revisar la documentación, las experiencias y las personas involucradas con el fin de realizar una mejor estimación y tener una base sólida que la sustente. La mejor forma de obtener datos para apoyar nuestros estimados, es a través de proyectos anteriores y situaciones similares, Esto es fácil de lograr si mantenemos una bitácora del presupuesto que en realidad se requirió y de las fechas de entrega para todos los proyectos.

Comencemos con los pasos necesarios para tener buenas estimaciones de tiempo:

Dividir el proyecto en tareas. Éste es el primer paso que debes realizar. Cada tarea debe de tomar entre dos y cinco horas para ser completada, algunas tomarán más o menos tiempo, por ejemplo, ciertas tareas son muy importantes y necesitan estar aisladas, otra situación, puede ser que la tarea requiera completarse toda de una sola vez y no es posible dividir. Cuándo nos encontremos dividiendo tareas, debemos tratar de mantenerlas lo más aisladas posible unas de otras, ya que es más sencillo realizar estimados para pequeñas tareas en comparación con el esfuerzo requerido para estimar tareas grandes o con muchas relaciones entre ellas; esto te puede mantener enfocado y  encontrar requerimientos adicionales / documentación / personas que van a ser necesarios para completar cada tarea. Esto es de gran ayuda también cuándo buscas tareas anteriores con las cuáles quieres comparar las actuales y ayuda a entender si otras tareas deben ser realizadas por otros equipos. Por ejemplo, si deseamos obtener cuentas de prueba para un sistema, es posible que el departamento encargado de manejar las cuentas, tenga datos más relevantes para nuestras pruebas, porque ellos conocen mejor cómo funciona el sistema y que cuentas les interesa probar.

Revisar proyectos anteriores para encontrar situaciones similares. Ésta es la mejor forma para conocer cuánto tiempo tomará realizar un proyecto similar. Aquí debemos tomar en cuenta que si el nuevo proyecto es muy parecido al anterior, probablemente tomaremos menos tiempo en realizarlo, puesto que ya hemos superado la curva de aprendizaje necesaria para las tareas que requirieron investigación y la lectura de diversa documentación.

Juego de poker. Cuándo se esté calculando la cantidad requerida para una tarea, es una buena idea tener la opinión de uno o dos miembros experimentados del equipo. Ellos siempre ven algo diferente y pueden ayudar a realizar una mejor estimación visualizando algún dato que no tomamos en cuenta. Es importante mencionar que si las estimaciones difieren mucho de persona a persona, es posible que no tengamos suficiente información para determinar cuánto puede tomar realizar una tarea.

Pasos previos y pasos posteriores. Muchas tareas tienen pasos que se deben realizar antes de comenzar la tarea por ejemplo: crear un nuevo repositorio, una nueva cuenta de prueba, esperar la configuración de un ambiente de pruebas. Estos se deben tomar en cuenta como parte del estimado, asimismo, cuándo la tarea se finaliza, casi siempre hay una serie de pasos posteriores, por ejemplo: enviar un correo a los solicitantes de la tarea, crear notas para la liberación a producción, dar de baja cuentas de prueba, etc.

Factores externos. ¿El equipo de soporte está muy ocupado para configurar un ambiente de prueba?
¿El área de finanzas no puede proveer la información en las fechas de ejecución del proyecto? ¿Podemos liberar el sistema en la fecha que seleccionamos, o esto no está en la ventana de liberación para el área afectada?. Todas estas preguntas son importantes cuándo establecemos la fecha de liberación de un proyecto; de nuevo, cuándo hemos estado en situaciones similares, podemos usar la experiencia para determinar que factores externos debemos tomar en cuenta.

En resumen, hay muchas cosas que se deben tomar en consideración, pero algo que debemos tener en mente, es que debemos mantenernos lo más "optimistas" posible, no podemos estar pensando que mañana va a ocurrir un "Armageddon" para fundamentar que el proyecto no se entregará a tiempo. Se pueden dar situaciones que retrasen la entrega, pero deben de ser resueltas en el momento en el que se presentan y el proyecto debe de ser reorganizado adecuadamente.

Finalmente escribiré sobre algunas formas de entregar el proyecto en menos tiempo y con menos esfuerzo:

• Involucra a todos los departamentos interesados en el proyecto. Los proyectos de desarrollo de software también deben incluir a miembros de los departamentos interesados o afectados por el proyecto. Se les debe asignar tareas como: búsqueda de cuentas de prueba, análisis de resultados, etc. Esto tendrá como resultado, la revisión a tiempo de los requerimientos de los departamentos y la planeación de los siguientes pasos; por otro lado, los departamentos podrán conocer cómo va el proyecto, qué expectaciones tener, dar retroalimentación a tiempo y entregar información relevante para las pruebas.
• Sistemas prefabricados. Muchos proyectos contienen un objetivo similar al de algún software existente en el mercado. Si puedes comprar un sistema que tenga una buena relación costo/beneficio/calidad, debes considerar comprarlo y apropiarlo a las necesidades del proyecto. Debes comprar un sistema confiable que haya sido usado por varios usados, esto garantiza que tengas una cantidad importante de pruebas que validen su funcionamiento y reducirá drásticamente el tiempo del proyecto que estás ejecutando.
• Contratar compañías expertas. Si el software que vas a desarrollar es muy genérico, es posible que exista una empresa dedicada a realizar el sistema que necesitas en una cantidad menor de tiempo y que probablemente te sorprenda con un buen precio. Esto te permitirá enfocarte en otros proyectos que sí requieren la atención explícita de tu equipo y realizarás más cosas en menos tiempo.

Esto es una guía básica que espero encuentren útil al momento de realizar estimaciones para proyectos. Ésta es la versión original. Estaré traduciendo varias entradas, con la finalidad de llegar a más usuarios. 

¡Espero hayan disfrutado la entrada!